Kirchheim unter Teck, 5. November 2020. Arbeiten von Zuhause, virtuelle Videokonferenzen und innovative Bürgerinteraktions- und Bürokonzepte sollten auch bei öffentlichen Verwaltungen die Regel statt die Ausnahme sein. Die Stadtverwaltung Kirchheim unter Teck macht vor, wie das – gerade unter Corona-Bedingungen – sehr gut funktioniert. Den bestehenden Sanierungsbedarf ihrer Verwaltungsgebäude nahm sie zum Anlass, ein Konzept für neue Arbeitsumgebungen zu testen. Dafür wurden in einem groß angelegten Pilotprojekt 45 Arbeitsplätze in ein ehemaliges Fabrikgebäude im Otto-Ficker-Areal verlagert. Die Arbeitswelt-Experten der RBSGROUP, ein Tochterunternehmen des Stuttgarter Planungs- und Beratungsunternehmens Drees & Sommer SE, haben die Stadt in Konzeption und Umsetzung der neuen Arbeits- und Bürowelt unterstützt.
Bereits im Mai 2018 mietete die 25 km südöstlich von Stuttgart gelegene Stadt rund 1.000 Quadratmeter Fläche im Otto-Ficker-Areal an. Mittlerweile sind fast 50 Mitarbeitende aus den Abteilungen Personal, Organisation und Finanzen umgezogen.
Bürgernähe trotz Corona
Die Corona-Schutzmaßnahmen lassen sich in den anderen Verwaltungsgebäuden aufgrund der räumlichen Gegebenheiten nur unter großen Einschränkungen umsetzen. Die neue Pilotfläche lässt sich dagegen unkompliziert anpassen. So wurde die Fläche in drei verschiedene Zonen eingeteilt mit öffentlich, halböffentlichen sowie geschützten Bereich. In der öffentlich zugänglichen Zone schützen Scheiben aus Plexiglas Bürger und Mitarbeitende vor Tröpfcheninfektionen mit dem Coronavirus. Zudem sorgt ein Tool zur Online-Terminvereinbarung für kurze Wartezeiten und hilft den Verwaltungsmitarbeitern, die Auslastung zu steuern. Das erweist sich gerade aktuell als wertvoll, da so Menschenansammlungen vermieden werden und ein geringes Ansteckungsrisiko besteht.
Bessere Interaktion, aber auch Rückzug möglich
Im geschützten Bereich befinden sich die Büroräume der Mitarbeitenden. Anders als bei den Bestands-Verwaltungsgebäuden handelt es sich hierbei nicht mehr um geschlossene Räume mit vier Wänden und einer eigenen Zugangstür, sondern um voneinander abgegrenzte Bereiche, in denen Schreibtische mit jeweils vier Arbeitsplätzen stehen. Neben größeren Besprechungsräumen, die mit moderner Technik für Videokonferenzen ausgerüstet sind, gibt es außerdem vier kleinere so genannte Think Tanks. Dabei handelt es sich um abgetrennte Rückzugsorte, um bei Bedarf hochkonzentriert allein arbeiten zu können, ein vertrauliches Telefonat zu führen oder sich kurz zu zweit in ungestörter Atmosphäre auszutauschen.
In Kirchheim unterstützte die RBSGROUP, ein Drees & Sommer-Tochterunternehmen, nicht nur mit dem gesamten Design für die neue Arbeitswelt, sondern führte auch Mitarbeiterbefragungen und mehrere Workshops durch, um Klarheit über die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu haben und daraus deren ideale Arbeitsumgebung abzuleiten.