Konzeptionierung, Beschaffung und Einkauf von Facility-Management-Leistungen

Die Beschaffung von Facility-Management-Leistungen ist ein zentraler Hebel für wirtschaftlichen Betrieb, hohe Servicequalität und nachhaltige Immobilienbewirtschaftung. Ob Neuvergabe, Vertragsablauf oder Optimierung bestehender Leistungen – wir begleiten öffentliche und private Auftraggeber strukturiert durch den gesamten Beschaffungsprozess. Zu Beginn zeigen wir Ihnen gerne auf welche FM-Strategien umgesetzt werden können. Auch Stelle wir die qualitative Umsetzung der FM-Leistungen nach Mandatsbeginn sicher.

Unser Ziel: transparente Verfahren, vergleichbare Angebote und die Auswahl des optimalen FM-Dienstleisters.

Unsere Leistung in der Beschaffung von Facility-Management-Leistungen umfasst:

• Erarbeitung von FM-Strategie
  Wir zeigen Ihnen auf wie Sie die FM-Organisation aufbauen können und wie sie FM-Leistungen strukturieren und beschaffen können.
• Erarbeitung des Leistungsbeschriebs
  Gemeinsam mit Ihnen definieren wir die zu erbringenden FM-Leistungen als Grundlage für marktgängige Angebote.
• Ausschreibung der FM-Leistungen am Markt
  Wir übernehmen die strukturierte Durchführung der Ausschreibung (Ablauf, Termine und Rahmenbedingungen​, Bewertungskriterien​, Kontaktadressen) inklusive Koordination aller Beteiligten.

• Bewertung der Angebote
  Anhand einer Bewertungsmatrix wählen wir gemeinsam mit dem Kunden die Dienstleister aus und kümmern uns um die professionelle Verhandlung mit den Dienstleistern.

• Begleitung der Implementierung im Mandat
  Gerne unterstützen wir Sie während der Übergabe- und Implementierungsphase zur Sicherstellung der Qualität sowie der Einhaltung des Leistungsvertrags.

• Qualitätssicherung
  Mit bewährten QS-Tools begleiten wir Kunden nach Mandatsbeginn weiter und stellen die Qualität der Leistungserbringung sicher.

In der Praxis wird häufig der bestehende Leistungsumfang ausgeschrieben, weil er „funktioniert“. Eine professionelle Facility Management-Beschaffung hinterfragt diesen Status quo bewusst:

• Sind Leistungen und Prozesse noch zeitgemäss?

• Können Qualität, Effizienz oder Nachhaltigkeit verbessert werden?

• Gibt es innovative Lösungsansätze oder neue digitale Technologien und Tools?

Durch eine bedarfsgerechte Ausschreibung eröffnen sich neue Perspektiven und Mehrwerte – ohne unnötige Risiken.

Die untenstehende Grafik zeigt beispielhaft die Terminplanung innerhalb des Beschaffungsprozesses von Facility-Management-Dienstleistungen. Sie ordnet die einzelnen Vergabephasen eines selektiven Verfahrens zeitlich ein – von der Vorselektion geeigneter Anbieter über Submission und Vergabe bis hin zur Vertragsumsetzung und Implementierung.